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Nach einer ruhigen Phase dauert der Start ein paar Sekunden.
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Von der Anmeldung bis zum ersten Team-Umzug, Schritt für Schritt: Gebäude und Stockwerk, Plätze, Personen, Plätze vergeben, Umzüge, QR-Codes und Datenschutz.
Auf Englisch gesprochen, mit deutschen Untertiteln (oben im Bild). Die Stimme ist KI-generiert (Google AI Studio).
Willkommen bei Seatline. In diesem Video zeige ich Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihr Büro einrichten. Am Ende wissen Sie, wer wo sitzt, wie Sie Personen umsetzen und wie Sie den Umzug eines ganzen Teams planen. Los geht’s.
Gehen Sie auf seatline.ch und klicken Sie auf «30 Tage gratis testen». Sie können sich mit Ihrem Microsoft-365-Geschäftskonto anmelden. Oder geben Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf den Link, den wir Ihnen senden. Es gibt kein Passwort und keine Kreditkarte. Möchten Sie sich zuerst nur umsehen? Klicken Sie auf «Demo ausprobieren». Sie öffnet ein Beispielbüro, das Sie frei ändern können, und Sie brauchen kein Konto. Bei der ersten Anmeldung fragt Seatline nach dem Namen Ihres Unternehmens. Sie werden Admin Ihres Arbeitsbereichs. Wenn Sie Microsoft 365 nutzen, kommen Kolleginnen und Kollegen aus Ihrem Unternehmen automatisch in denselben Arbeitsbereich.
Das ist «Start». Hier sehen Sie die Checkliste «Erste Schritte mit Seatline» mit vier Schritten: Gebäude hinzufügen, ein Stockwerk mit Plätzen zeichnen, Kolleginnen und Kollegen hinzufügen und allen ihren Platz geben. Jeder Schritt hat einen Knopf, der Sie an die richtige Stelle bringt. Er hakt sich selbst ab, sobald Sie fertig sind.
Öffnen Sie «Plan». Klicken Sie im linken Bereich auf das Plus neben «Gebäude». Geben Sie einen Namen und eine Adresse ein. Klicken Sie dann auf das Plus neben «Stockwerk». Geben Sie dem Stockwerk einen Namen, zum Beispiel «3. OG», und eine Etagennummer. Die Platznummern folgen der Etage: 3.01, 3.02 und so weiter. Ein neues Stockwerk öffnet sich mit fertigen Beispielbüros. Klein hat 12 Plätze, Mittel 33 und Gross 74. Dazu gehören Sitzungszimmer, Büros, ein Empfang und eine Küche. Wählen Sie das, das Ihrem Büro am nächsten kommt. Verschieben, umbenennen oder löschen Sie dann, was nicht passt. Gefällt es Ihnen nicht? Ein Klick auf «Rückgängig» entfernt das ganze Beispiel. Lieber selbst zeichnen? Wählen Sie «Mit leerem Stockwerk beginnen».
Sie sind jetzt in «Plan bearbeiten». Die Werkzeuge sind links. Die Details zu dem, was Sie auswählen, stehen rechts. Ziehen Sie Räume und Plätze dorthin, wo sie wirklich sind. Ändern Sie die Grösse eines Raums, indem Sie an seinen Ecken und Seiten ziehen. Klicken Sie auf einen Raum, um ihn umzubenennen. Alle Änderungen speichern sich von selbst. Das sind die wichtigsten Werkzeuge. Drücken Sie B, um einen rechteckigen Raum zu zeichnen. Drücken Sie P, um einen Raum über seine Ecken zu zeichnen: Klicken Sie jede Ecke an und doppelklicken Sie zum Abschliessen. Drücken Sie S, um dort einen Platz hinzuzufügen, wo Sie klicken. Wählen Sie einen Raum aus, um seine Art festzulegen: Büro, Grossraum oder Sitzungszimmer. Bei Sitzungszimmern geben Sie an, wie viele Personen Platz haben und welche Ausstattung es gibt. Drücken Sie K, um eine Markierung für Küche, Drucker, Ausgang oder Erste-Hilfe-Kasten zu setzen. Markierungen helfen allen, sich zurechtzufinden. Platznummern können dem Stockwerk oder dem Raum folgen. Wählen Sie unter «Nummerierung» und klicken Sie dann auf «Arbeitsplätze neu nummerieren». Wählen Sie mit Shift-Klick mehrere Dinge aus und kopieren und fügen Sie sie ein, sogar auf einem anderen Stockwerk. Ein Fehler passiert? Das passiert allen. Drücken Sie Ctrl+Z oder auf dem Mac Cmd+Z. Drücken Sie die Fragezeichen-Taste, um alle Tastenkürzel zu sehen. Haben Sie mehrere Stockwerke, die gleich aussehen? Nutzen Sie «Stockwerk duplizieren». Sie erhalten dieselben Räume und Plätze, nummeriert für die neue Etage.
Haben Sie einen Plan von Ihrem Architekten? Öffnen Sie im rechten Bereich «Plan hinzufügen» und dann «Architektenplan importieren». Wählen Sie eine DXF-Datei, ein PDF oder ein Bild. Seatline schlägt daraus Räume und Plätze vor. Tippen Sie auf jeden Vorschlag, den Sie nicht möchten, und importieren Sie dann. Der Plan bleibt im Hintergrund, sodass Sie darüber zeichnen können. Tipp: Legen Sie den Massstab mit dem Lineal fest. Drücken Sie M und ziehen Sie entlang einer Wand, deren echte Länge Sie kennen. Plätze werden dann in ihrer echten Grösse gezeichnet.
Gut, Ihr Stockwerk ist bereit. Jetzt fügen wir Ihre Kolleginnen und Kollegen hinzu. Öffnen Sie «Personen & Zugang». Klicken Sie auf «Person hinzufügen». Geben Sie Name und E-Mail ein, und wenn Sie möchten ein Team und eine Rolle. Lassen Sie die Einladung eingeschaltet, dann können sie sich sofort anmelden. Haben Sie schon eine Liste? Klicken Sie auf «Liste importieren» und wählen Sie eine Excel- oder CSV-Datei. Eine Spalte für den Namen und eine für die E-Mail genügen. Seatline zeigt Ihnen, was neu ist, bevor etwas gespeichert wird. Sie nutzen Microsoft 365? Dann werden Personen und Teams jede Nacht aus Ihrem Verzeichnis aktualisiert. Ihre IT gibt Seatline nur einmal frei. Jede Person hat eine Rolle. Ein Betrachter sieht den Plan. Ein Bearbeiter kann Plätze und Pläne ändern. Ein Admin verwaltet zusätzlich Personen und Einstellungen. Personen ohne Zugang können trotzdem einen Platz haben.
Zurück zum Plan. Grüne Plätze sind frei. Graue sind besetzt. Gelbe sind reserviert. Um jemandem einen Platz zu geben, ziehen Sie den Namen aus der Liste links auf einen grünen Platz. Das war’s. Oder klicken Sie auf einen freien Platz und wählen Sie «Person zuweisen». Jemand zieht an einen anderen Platz? Ziehen Sie die Person einfach auf den neuen Platz. Ihr alter Platz wird automatisch frei. Jede Änderung zeigt eine Meldung mit «Rückgängig». Klicken Sie auf einen Platz, um zu sehen, wer dort sitzt, seit wann und wer vorher dort sass. Der Verlauf bleibt immer erhalten. Um einen Platz für jemand Neues freizuhalten, klicken Sie auf einen freien Platz und wählen Sie «Reservieren». Geben Sie ein, für wen er ist, zum Beispiel «Neue Mitarbeiterin im Mai». Um einen Platz freizugeben, klicken Sie darauf und wählen Sie «Platz freigeben». Geben Sie links einen Namen in die Suche ein, um zu sehen, wo diese Person sitzt. Mit «Freien Platz finden» filtern Sie nach Ausstattung, zum Beispiel Stehpult, zwei Bildschirme oder Fensterplatz. Stellen Sie «Plätze einfärben nach» auf «Team», dann zeigt sich der Bereich jedes Teams in seiner eigenen Farbe.
In «Personen & Zugang» zeigt der Reiter «Teams» jedes Team, wie viele Personen einen Platz haben und auf welchen Stockwerken. Im Reiter «Änderungen» ändern Sie Team, Rolle oder Austrittsdatum für viele Personen auf einmal. Am Austrittstag wird die Person als ausgetreten markiert und ihr Platz wird frei. Ihr Verlauf bleibt erhalten.
Sollen IT oder Facility Management von Änderungen erfahren? Gehen Sie zu «Einstellungen» und dann zu «Mitteilungen». Geben Sie ihre E-Mail-Adresse ein und wählen Sie, worüber sie informiert werden sollen: jemand kommt dazu, tritt aus, wechselt das Team oder ein Umzug findet statt. Sie erhalten pro Änderung eine kurze E-Mail.
Jetzt das Beste: Umzüge. Öffnen Sie «Umzüge» und klicken Sie auf «Neuer Umzugsplan». Geben Sie ihm einen Namen, zum Beispiel «Verkauf in den 2. Stock». Auf dem echten Plan ändert sich nichts, bis der Plan angewendet wird. Klicken Sie auf «Auf dem Plan planen». Sie sehen das Stockwerk so, wie es nach dem Umzug aussieht. Ziehen Sie Personen wie gewohnt auf Plätze, und jeder Umzug wird zum Plan hinzugefügt. Mit «Team umziehen» platzieren Sie ein ganzes Team auf einmal. Die Planseite listet jeden Umzug auf und warnt Sie vor Problemen, zum Beispiel einem Platz, der schon besetzt ist. Wenn alles passt, wählen Sie «Planen für Datum» und ein Datum. Die Umzüge geschehen über Nacht, früh an jenem Morgen. Keine Kisten im Gang während der Arbeitszeit. Oder wählen Sie «Jetzt anwenden». Müssen Sie einen geplanten Plan ändern? Wählen Sie «Zurück zum Entwurf». Drucken Sie für die Zügelfirma die Umzugsliste. Sie zeigt jeden Umzug, sortiert nach Ausgangsort, mit einem Kästchen zum Abhaken.
Öffnen Sie «Exportieren» und wählen Sie «QR-Codes für Plätze». Sie erhalten 12 Etiketten pro A4-Seite. Kleben Sie eines auf jeden Platz. Scannen Sie ein Etikett mit Ihrem Handy und Sie sehen, wer dort sitzt, das Team, seit wann und den Verlauf des Platzes. Das sehen nur angemeldete Kolleginnen und Kollegen. Das Menü «Exportieren» bietet auch die Sitzliste als Excel, den Platzverlauf und einen druckbaren Grundriss.
Gestalten Sie «Start» nach Ihren Wünschen. Klicken Sie auf «Anpassen», um Widgets hinzuzufügen, zu verschieben oder zu entfernen, zum Beispiel freie Plätze pro Stockwerk oder Personen ohne Platz. Unter «Planung» geben Sie ein, mit wie vielen Personen jedes Team rechnet. Seatline zeigt, wie viele Plätze Ihnen fehlen werden. «Aktivität» listet jede Änderung in einfachen Worten. Suchen Sie nach einer Person, einem Platz oder einem Raum, um zu sehen, wer was geändert hat.
Seatline funktioniert auch auf Ihrem Handy, direkt im Browser. Es gibt keine App zu installieren. Der Plan, die Personensuche, die Platzseiten und sogar «Plan bearbeiten» funktionieren auf Handys und Tablets.
Ihre Daten bleiben in der Schweiz, in Zürich. Seatline ist für das Schweizer Datenschutzgesetz gebaut. Unter «Einstellungen» und dann «Datenschutz» wählen Sie, wie lange der Verlauf aufbewahrt wird: 1, 2, 5 oder 10 Jahre. Älterer Verlauf wird automatisch gelöscht. Sie können auch die Daten einer Person herunterladen oder eine ausgetretene Person vergessen. Und Sie können sich den Auftragsverarbeitungsvertrag als PDF per E-Mail schicken.
Seatline kostet zwei Franken pro aktivem Platz und Monat. Alle Funktionen sind inbegriffen, mit unbegrenzt vielen Personen und Stockwerken. Gesperrte Plätze sind gratis. Die ersten 30 Tage sind gratis, und Sie können jeden Monat kündigen. Wenn nach der Testphase niemand abonniert, wird Ihr Arbeitsbereich schreibgeschützt. Nichts wird gelöscht.
Das war’s. Sie haben Ihr Büro eingerichtet, Ihre Leute platziert und Ihren ersten Umzug geplant. Brauchen Sie Hilfe? Klicken Sie oben auf «Hilfe» oder schreiben Sie an hello@seatline.ch. Testen Sie Seatline 30 Tage gratis. Seatline.ch.
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