Chargement de Seatline…
Après un moment calme, le démarrage peut prendre quelques secondes.
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De l’inscription au premier déménagement d’équipe, étape par étape : bâtiment et étage, postes, personnes, attribution des places, déménagements, QR codes et protection des données.
En anglais, avec des sous-titres en français (en haut de l’image). La voix est générée par IA (Google AI Studio).
Bienvenue dans Seatline. Dans cette vidéo, je vous montre comment configurer votre bureau, étape par étape. À la fin, vous saurez qui est assis où, comment déplacer des personnes et comment planifier le déménagement de toute une équipe. C’est parti.
Allez sur seatline.ch et cliquez sur « Essayer 30 jours gratuitement ». Vous pouvez vous connecter avec votre compte professionnel Microsoft 365. Ou saisissez votre e-mail professionnel et cliquez sur le lien que nous vous envoyons. Pas de mot de passe, pas de carte de crédit. Vous voulez d’abord jeter un œil ? Cliquez sur « Essayer la démo ». Elle ouvre un bureau d’exemple que vous pouvez modifier librement, sans compte. À votre première connexion, Seatline vous demande le nom de votre entreprise. Vous devenez l’admin de votre espace de travail. Si vous utilisez Microsoft 365, les collègues de votre entreprise rejoignent automatiquement le même espace.
Voici l’Accueil. Vous y voyez la liste « Bien démarrer avec Seatline » en quatre étapes : ajouter votre bâtiment, dessiner un étage avec des postes, ajouter vos collègues et attribuer les postes. Chaque étape a un bouton qui vous mène au bon endroit. Elle se coche toute seule une fois terminée.
Ouvrez Plan. Dans le panneau de gauche, cliquez sur le plus à côté de Bâtiment. Saisissez un nom et une adresse. Puis cliquez sur le plus à côté d’Étage. Donnez un nom à l’étage, par exemple « 3e étage », et un numéro de niveau. Les numéros des postes suivent le niveau : 3.01, 3.02, et ainsi de suite. Un nouvel étage s’ouvre avec des bureaux d’exemple prêts à l’emploi. Petit a 12 postes, Moyen 33 et Grand 74. Ils comprennent des salles de réunion, des bureaux, une réception et une cuisine. Choisissez celui qui ressemble le plus à votre bureau. Puis déplacez, renommez ou supprimez ce qui ne correspond pas. Ça ne vous plaît pas ? Un clic sur Annuler supprime tout l’exemple. Vous préférez dessiner vous-même ? Choisissez « Commencer avec un étage vide ».
Vous êtes maintenant dans « Modifier le plan ». Les outils sont à gauche. Les détails de ce que vous sélectionnez sont à droite. Faites glisser les salles et les postes là où ils se trouvent vraiment. Redimensionnez une salle en tirant ses coins et ses côtés. Cliquez sur une salle pour la renommer. Toutes les modifications s’enregistrent toutes seules. Voici les principaux outils. Appuyez sur B pour dessiner une salle rectangulaire. Appuyez sur P pour dessiner une salle par ses coins : cliquez sur chaque coin, puis double-cliquez pour terminer. Appuyez sur S pour ajouter un poste là où vous cliquez. Sélectionnez une salle pour choisir son type : bureau, open space ou salle de réunion. Pour les salles de réunion, indiquez combien de personnes y tiennent et quel équipement elles ont. Appuyez sur K pour ajouter un repère : cuisine, imprimante, sortie ou trousse de premiers secours. Les repères aident chacun à s’orienter. Les numéros des postes peuvent suivre l’étage ou la salle. Choisissez sous Numérotation, puis cliquez sur « Renuméroter les postes ». Sélectionnez plusieurs éléments avec Maj-clic, puis copiez-les et collez-les, même sur un autre étage. Une erreur ? Ça arrive à tout le monde. Appuyez sur Ctrl Z, ou Cmd Z sur Mac. Appuyez sur la touche point d’interrogation pour voir tous les raccourcis. Vous avez plusieurs étages identiques ? Utilisez « Dupliquer l’étage ». Vous obtenez les mêmes salles et les mêmes postes, numérotés pour le nouveau niveau.
Vous avez un plan de votre architecte ? Dans le panneau de droite, ouvrez « Ajouter un plan », puis « Importer un plan d’architecte ». Choisissez un DXF, un PDF ou une image. Seatline en propose des salles et des postes. Touchez les propositions dont vous ne voulez pas, puis importez. Le plan reste en arrière-plan, vous pouvez donc dessiner par-dessus. Astuce : réglez l’échelle avec la règle. Appuyez sur M et tirez le long d’un mur dont vous connaissez la longueur réelle. Les postes sont alors dessinés à leur taille réelle.
Voilà, votre étage est prêt. Ajoutons maintenant vos collègues. Ouvrez « Personnes et accès ». Cliquez sur « Ajouter une personne ». Saisissez un nom et un e-mail, et si vous le souhaitez une équipe et un rôle. Laissez l’invitation activée : la personne peut se connecter tout de suite. Vous avez déjà une liste ? Cliquez sur « Importer une liste » et choisissez un fichier Excel ou CSV. Une colonne nom et une colonne e-mail suffisent. Seatline vous montre ce qui est nouveau avant de rien enregistrer. Vous utilisez Microsoft 365 ? Les personnes et les équipes se mettent alors à jour chaque nuit depuis votre annuaire. Votre service informatique n’approuve Seatline qu’une seule fois. Chaque personne a un rôle. Un Lecteur peut voir le plan. Un Éditeur peut modifier les places et les plans. Un Admin peut aussi gérer les personnes et les réglages. Les personnes sans accès peuvent quand même avoir un poste.
Retour au plan. Les postes verts sont libres. Les gris sont occupés. Les jaunes sont réservés. Pour attribuer un poste, faites glisser le nom de la personne depuis la liste de gauche sur un poste vert. C’est tout. Ou cliquez sur un poste libre et choisissez « Attribuer une personne ». Quelqu’un change de poste ? Faites-le simplement glisser sur le nouveau. Son ancien poste se libère automatiquement. Chaque modification affiche un message avec Annuler. Cliquez sur un poste pour voir qui y est assis, depuis quand, et tous ceux qui y étaient avant. L’historique est toujours conservé. Pour garder un poste pour une nouvelle personne, cliquez sur un poste libre et choisissez « Réserver ». Indiquez pour qui, par exemple « Nouvelle recrue en mai ». Pour libérer un poste, cliquez dessus et choisissez « Libérer la place ». Tapez un nom dans la recherche à gauche pour voir où cette personne est assise. Utilisez « Trouver un poste libre » pour filtrer par équipement, comme un bureau assis-debout, deux écrans ou une place près de la fenêtre. Passez « Colorer les places par » sur Équipe : la zone de chaque équipe s’affiche dans sa propre couleur.
Dans « Personnes et accès », l’onglet Équipes montre chaque équipe, combien de personnes ont une place et à quels étages. L’onglet Changements permet de modifier l’équipe, le rôle ou la date de départ de plusieurs personnes à la fois. Le jour du départ, la personne est marquée comme partie et son poste se libère. Son historique reste.
Vous voulez que l’informatique ou les services généraux soient informés des changements ? Allez dans Réglages, puis Avis. Ajoutez leur adresse e-mail et choisissez de quoi ils doivent être informés : une arrivée, un départ, un changement d’équipe ou un déménagement. Ils reçoivent un court e-mail par changement.
Et maintenant le meilleur : les déménagements. Ouvrez Déménagements et cliquez sur « Nouveau plan de déménagement ». Donnez-lui un nom, par exemple « Ventes au 2e étage ». Rien ne change sur le vrai plan tant que le plan de déménagement n’est pas appliqué. Cliquez sur « Planifier sur le plan ». Vous voyez l’étage tel qu’il sera après le déménagement. Faites glisser les personnes sur les postes comme d’habitude : chaque déplacement est ajouté au plan. Utilisez « Déménager une équipe » pour placer toute une équipe d’un coup. La page du plan liste chaque déplacement et vous avertit des problèmes, comme un poste déjà occupé. Quand tout est bon, choisissez « Programmer » et une date. Les déplacements ont lieu pendant la nuit, tôt le matin de ce jour-là. Pas de cartons dans le couloir pendant les heures de travail. Ou choisissez « Appliquer maintenant ». Besoin de modifier un plan programmé ? Choisissez « Revenir au brouillon ». Pour les déménageurs, imprimez la liste de déménagement. Elle montre chaque déplacement, trié par lieu de départ, avec une case à cocher pour chacun.
Ouvrez « Exporter » et choisissez « QR codes des places (étiquettes) ». Vous obtenez 12 étiquettes par page A4. Collez-en une sur chaque poste. Scannez une étiquette avec votre téléphone : vous voyez qui y est assis, son équipe, depuis quand, et l’historique du poste. Seuls les collègues connectés peuvent la voir. Le menu Exporter vous donne aussi la liste des places en Excel, l’historique des places et un plan d’étage à imprimer.
Personnalisez votre Accueil. Cliquez sur « Personnaliser » pour ajouter, déplacer ou retirer des widgets, comme les postes libres par étage ou les personnes sans poste. Sous Planification, indiquez combien de personnes chaque équipe prévoit. Seatline montre combien de postes vous manqueront. Activité liste chaque changement en mots simples. Cherchez une personne, un poste ou une salle pour voir qui a changé quoi.
Seatline fonctionne aussi sur votre téléphone, directement dans le navigateur. Aucune application à installer. Le plan, la recherche de personnes, les pages des postes et même « Modifier le plan » fonctionnent sur téléphones et tablettes.
Vos données restent en Suisse, à Zurich. Seatline est conçu pour la loi suisse sur la protection des données. Sous Réglages, puis « Protection des données », choisissez combien de temps l’historique est conservé : 1, 2, 5 ou 10 ans. L’historique plus ancien est supprimé automatiquement. Vous pouvez aussi télécharger les données d’une personne ou oublier quelqu’un qui est parti. Et vous pouvez vous envoyer par e-mail l’accord de traitement des données en PDF.
Seatline coûte deux francs par poste actif et par mois. Toutes les fonctions sont incluses, avec un nombre illimité de personnes et d’étages. Les postes bloqués sont gratuits. Les 30 premiers jours sont gratuits, et vous pouvez résilier chaque mois. Si personne ne s’abonne après l’essai, votre espace passe en lecture seule. Rien n’est supprimé.
Voilà. Vous avez configuré votre bureau, placé vos collègues et planifié votre premier déménagement. Besoin d’aide ? Cliquez sur Aide dans la barre du haut, ou écrivez à hello@seatline.ch. Essayez Seatline gratuitement pendant 30 jours. Seatline.ch.
Écrivez à hello@seatline.ch.